Las bases de datos grandes suelen contener cientos de tablas interrelacionadas. Este laberinto de información podría abrumar a los usuarios en el caso de que tuvieran que verse las caras directamente con ellas. Por suerte, los administradores de bases de datos pueden aislar a los usuarios de los complejos trabajos internos del sistema, ofreciéndoles sólo la información y comandos que necesiten para su trabajo. De hecho, una base de datos bien diseñada tiene diferentes caras para cada tipo de usuario que la usa. Los empleados de una tienda minorista no tienen que acceder a todas las piezas de información de la base de datos de la tienda; sólo necesitan introducir los datos de las ventas en los terminales.
Las bases de datos diseñadas para este tipo de negocio suelen incluir interfaces de terminal sencillas y claras que sólo ofrezcan al dependiente la información, y la potencia, necesarias para procesar las transacciones. Los directores, contables, especialistas en procesar datos y los clientes ven las bases de datos desde puntos de vista diferentes porque necesitan trabajar con los datos de un modo distinto.
La tecnología de base de datos no es estática. Los avances de las dos últimas décadas han cambiado la forma en la que muchas organizaciones interactúan con los datos, y la tendencia actual sugiere unos cambios mucho mayores para el futuro cercano.
Procesamiento en tiempo real
Los primeros administradores de fichero sólo podían realizar un procesamiento por lotes, el cual obligaba a que los usuarios acumulasen muchas transacciones para alimentar posteriormente la computadora con procesos de larga duración. Estos sistemas por lotes no estaban capacitados para proporcionar la respuesta inmediata que exigimos hoy en día.
Disminución del tamaño y descentralización
En los días anteriores a los PC, la mayoría de bases de datos estaban albergadas en mainframes a los que sólo podían acceder el personal de procesamiento de la información. Pero el tradicional acceso estricto a una base de datos centralizada en un mainframe no es la norma.
El significado de los datos
La tecnología actual permite que las empresas acumulen enormes cantidades de información en una base de datos. Muchas organizaciones tienen suficiente con recuperar sus datos mediante consultas, búsquedas e informes. Sin embargo, otras han descubierto oro en sus bases de datos, oro que sólo puede extraerse a través de una nueva tecnología llamada minería de datos. La minería de datos trata del descubrimiento y la extracción de la información que está oculta en grandes bases de datos. Utiliza métodos estadísticos y tecnología de inteligencia artificial para localizar tendencias y patrones en los datos que han podido ser pasados por alto en una consulta normal de base de datos.
Bases de datos y la Web
Muchos negocios están replanteándose su estrategia para beneficiarse de las ventajas que ofrece Internet para sus redes internas. Estas intranets permiten que los empleados accedan a bases de datos corporativas utilizando los mismos navegadores Web y motores de búsqueda que emplean para obtener información en redes externas. Como las herramientas de Internet evolucionan a grandes pasos, el acceso a las bases de datos debe hacerse también más sencillo y transparente.
Bases de datos multimedia
Las bases de datos actuales pueden almacenar de modo eficiente todo tipo de datos numéricos y de texto. Pero nuestras computadoras son máquinas multimedia que son capaces de trabajar con dibujos, sonidos, animaciones y video-clips. Las bases de datos multimedia pueden manipular datos gráficos y dinámicos además de texto y números. Los profesionales de la multimedia utilizan este tipos de bases de datos para catalogar arte, fotografías, mapas, video-clips, ficheros de sonido y cualquier otro tipo de material multimedia. Este tipo de ficheros no suelen almacenarse en bases de datos porque tienen un tamaño muy elevado. En su lugar, una base de datos multimedia sirve como índice para acceder a todos estos ficheros individuales.
Navegación
La parte más complicada del uso de una base de datos es recuperar la información de un modo correcto. Tenga en cuenta que dicha información tendrá poco valor si no es capaz de acceder a ella. Una forma de hacerlo es navegar a través de los registros que componen la base de datos de igual forma que si fueran las hojas de nuestra agenda en papel.
Consultas a la base de datos
La alternativa a la navegación es preguntar a la base de datos por una información específica. Una vez seleccionados un grupo de registros, puede navegar a través de ellos, generar una salida impresa o cualquier otra operación. Muchas bases de datos permiten almacenar las consultas más habituales para que se pueda acceder a ellas rápidamente en el futuro. La posibilidad de generar consultas almacenadas es una potente características que ayuda a las bases de datos a diluir la línea existente entre programas de aplicación y herramientas de desarrollo.
Ordenación de los datos
Hay veces en las que es preciso ordenar los datos de un modo que facilite su uso. Por ejemplo, el fichero de clientes de una empresa de venta por correo debería estar ordenado alfabéticamente por nombre para una referencia rápida, aunque después debería estarlo por código postal para calcular los descuentos en los envíos de sus catálogos.
Impresión de informes, etiquetas y cartas
Además de mostrar información en la pantalla, los programas de bases de datos generan una gran variedad de salidas impresas. Las más corrientes son los informes, una lista ordenada de registros y campos seleccionados en un formato fácil de leer. La mayoría de informes de negocio ordenan los datos en tablas con filas para cada uno de los registros y columnas para los campos; y con frecuencia incluyen también líneas resumen que contienen totales calculados y medias de grupos de registros.
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